リモートワーク導入したほうがいい？ リモートワークのメリット リモートワークの課題 リモートワークの導入について まとめに １．リモートワーク導入したほうがいい？ ①YESです！ これは私自身が勤めていた、年商50億円のベンチャー企業で、リモートワークを導入し、経験した後、出した結論です。 当時の会社では、 海外で働くメンバーもいれば、日本国内の各地方で働くメンバーもいます。 確かにいろいろ課題もありますが、結論は導入したほうが良かったです。   ②コロナや緊急事態でも対応可能 2021年1月8日より、コロナの原因で、さらに 緊急事態行動 が要請された。 その中で、テレワークが徹底要求されておりました。 私の前職も現在勤めている会社も、全然取り乱していなかった、普通に対応ができました。 2018年の台風も、地震も、緊急事態に対して、すごく柔軟に対応できました。   ２．リモートワークのメリット ①業務効率の向上 クラウドシステムなどの環境が整えれば、リモートワークにおいて、通勤時間が短縮されて、遅刻などの事はほぼ0。 そして、クラウドシステムですので、メンバーがどこでもどのデバイスでも、ネットがあれば、仕事ができるので。 さらにメンバーはしっかり朝食をとっていただけて、休んでもらえるので、もっと全力で業務に取り掛かることができる。   ②人材採用範囲の拡大 リモートになりましたので、採用においては、幅が広くなりますし、うまく採用活動すれば、同じコストで、より優れた人材が採用できる。 しかも、優秀な人材ほど、リモートワークにおいてのパフォーマンスが高くなりますので。まさに相乗効果ですね。   ③新たな可能性 メンバーは色んなところにいますので、人脈が広がり、会社に新しい可能性をもたらします。 例えば、本社が東京ですが、大阪で大きいなイベントがあった際、今までは参加できなかったが、 リモートワークなら、大阪で勤務のメンバーがいれば、参加は可能。 そのメンバーが参加したことで、会社に新しいビジネスの可能性をもたらした事も全然ありえる。   ④優秀な人材しか残らない 「優秀な人材」という言葉何度も繰り返しておりますが、一番大事で、一番大きいなメリットです。 リモートワークは自律性を結構試されますので、人間は監視されないと、ついついサボってしまいます。 優秀な人でも、人間の欲望がある限り、サボってしまいます。 ただし、優秀な人材は、リモートかどうか関係なく、仕事においてのパフォーマンスは常にハイレベルを保つ事ができる。   ３．リモートワークの課題 課題をしっかりクリアできれば、リモートワークは最大限の力を発揮してくれます、同時にその課題は容易にクリアできるものではないですが、今回はその経験をシェアしたいと思います。   ①メンバーのマネージメント 人間社会のコミュニケーションにおいて、見て、触って、話して、笑って、同じ空間を感じることが大事ですが。リモートワークになると、それらの感覚がなくなって、メンバーのマネージメントがしずらくなる事がまず１つ目の課題です。これを解決する方法を紹介したいと思います。   1 on 1 面談 オンライン会議ツールなどを使って、１対１のランチとか、リモートタバコタイムなどをやる事です。 人間はリラックスの時にいろいろ発信しやすくなりますので、コミュニケーションをとることで「あ、上司はしっかり私の事関心してくれてるね、これなら安心して頑張れる！」などの気持ちで、仕事に専念する事が出来る。   定期集会を行いましょう リモートワークを上手く運用できれば、会社の経費や人件費は大幅削減できるはずです、その代わりに、定期的に全員を同じ場所に集め、集会をやりましょう。 その集会で、業績を発表しあったり、普段話す機会がないメンバー同士で話ができます。   ②業務環境 こちら見落としがちなところではあります、リモートワークになると、人によって仕事の環境がガラッと変わります。 環境要素 PCのスペックが低くてパフォーマンスが低下した。 家庭持つ方なら、子供が騒いで集中できない。 ネットワーク環境が遅いとか。 会社のデータが自社サーバーに置いていて、それにアクセスする事が大変ですとか。 椅子の座り心地が悪くて、集中できないなど….. 人間は環境が変わると、適応できる時と適応できない時があります。 会社の力で改善できる部分は改善していきましょう。 PCを支給、 レンタルワークスペースを用意、 クラウドサービスを利用するなど。 今後はやはりクラウドが主流になると思いますので、今のうちに変えた方がおすすめです。   ③空間、時差、時間 の管理 私がいた会社は、海外勤務が必要なメンバーもいました、その場合、時差が発生します、その管理方法を紹介します。   タスク管理ツールの活用 リモートワークには不可欠なタスク管理ツールをまず自社に導入する事で、仕事の進捗を共有する事。   20％報告 以前より細目に報連相をやりましょう。 前職と現在勤めている会社も、常にこの方法をとっております。 リモートワークに切り替えても、「あの人今何しているだろう」な感じは、あまり感じなかったです。   可能なら、カメラでお互いつなげましょう。 同じ空間で業務する経験があるなら分かると思いますが、リアルタイムで色んな話ができるのが大事ですね。 それは人のモチベーションの向上につながることが結構ありますので、最大限に保つために、可能なら、カメラでつなげていきましょう。   上記の方法はベターですが、結構効果は期待できますので。おすすめです。   ４．リモートワークの導入について ①事前準備 まずは自社の現在の業務フローを精査する必要があります。   ペーパレス化について 紙で保管しないといけない物は仕方なく紙で保管しないといけないですが、たぶん今の時代で、そんなにないと思います。 例えば紙で保管しないといけない物があったとしても、紙保管と同時に、PDF化し、自社のクラウドサーバに保管すれば、情報共有する時に、インターネット上でできます、ペーパレス化をまず目指しましょう。   社内システムについて 業務管理システムがない、もしくは一部の業務だけシステムでこなしているなら、今のシステムをさらに拡張するか、もしくはリモートワークの導入とともに、全部見直した方が会社の今後の為にもなると思います。   ５．まとめに リモートワークの導入はおすすめはします。 大事なのがどんな方法を取るかです。 クラウドサービスや、業務管理システムの導入は専門知識は必要ですが。 社内にIT専門の方がいない場合、困ると思いますので、その際は外注する方が多いです思。 外注する際にこちらの記事を参考いただければと思います： 「システム開発の「流れ」と「注意事項」」 そして現在私が勤めている弊社も業務管理システムを専門的に開発をさせていただいている会社でございますので。 いつでも、お気軽にお問い合わせください。

ペーパーレス化の理由 ペーパーレス化のメリット 業務効率向上 コスト削減 情報の保存が簡単 環境にやさしい ペーパーレス化の課題 アナログからデジタルへの意識転換 セキュリティー 自社に適合した導入方法 まとめに ①ペーパーレス化の理由 印刷ミス、保管ミス、資料紛失や見にくいなど様々な原因で、ペーパーレス化を目指す企業が増えてきております。 ただし、ペーパーレス化も、自社にあった方法でないと、現場は混乱し、逆に不便になる事もありますので。 今回はそのメリットと課題について、話したいと思います。   ②ペーパーレス化のメリット －業務効率向上 クラウドサービスを利用し、資料をその中で管理する。 いつでも、どこでも資料を出せるようにすれば、たとえコロナの時代でも、自宅で業務することが可能になります。 前職の会社でクラウド業務管理システムを利用し、ペーパレス化とリモートワークの実現で、業務効率は上がりました。   －コスト削減 印刷ミス、紛失、修正など、結局何回も印刷するような、 無駄な紙コストを削減する事ができます。 印刷用紙が1枚1円として、年間ベースで計算すれば、結構なコストになると思いますので、コスト削減のため、ペーパーレスを目指しましょう。   －情報の保存が簡単 普段重要な資料は、ある場所にカギをかけ保管されると思いますが、 ペーパーレス化にすると、サーバー上で保管し、システムで管理しますので、出し入れが簡単です。 クリアしなきゃならない課題は、セキュリティーです、 しっかりしたセキュリティー対策を行わなければなりません。   －環境にやさしい 2015年9月の国連サミットでSDGs（ SDGsとは？ ）が採用されました。 現在注目されている環境問題は決してペーパーレス化だけで解決できる問題ではないですが。 ペーパーレス化は間違いなくその解決手段の1つであるので、皆の力で環境を守ろう！   ③ペーパーレス化の課題 －アナログからデジタルへの意識転換 今まで目に見えて、手で触ることができたので、実物の扱いは分かりやすかったですが。 クラウドやサーバーなど、急に実態のないものになると、多少理解しずらい所は確かにあります。 ただし、これは携帯電話がガラケーからスマートフォンに切り替えるのと同じです、慣れればメリットのほうが大きい。   －セキュリティー ここが一番大事です、結構コストがかかるところでもあります。 システム開発において、見た目はちゃんと動いているので、開発完了してしまう会社もありますが。 資料が漏れた時、大きな損失になりますので、セキュリティーをしっかり考えてくれる開発業者に依頼しましょう。   －自社に適合した導入方法 ペーパーレス化は色んな方法があります、自社にあったツールを選定するのが大事。 例えば、ネットショップを展開していきたいなら、ECサイトと在庫管理システムをしっかり作らないと行けません。 営業活動をもっと効率よく回っていきたいなら、SFツールなどを構築したほうが効率が上がりますなど、色々あります。 参考記事： 【超簡単！】ITで自社業務を自動化する方法まとめ！   まとめに ペーパレス化を無事に導入できれば、業務効率は間違いなく上がります、これだけは断言できます。 もし自社で何が一番いいのか分からないときは、お気軽に弊社にお問い合わせいただければ、アドバイスいたします。   弊社は業務管理システムを専門で開発している開発会社でございますので。 お客様のニーズに合ったシステムを提案させていただきます。

近頃、日本国内でIT化、自動化を目指す企業がどんどん増えてきております。 コロナの影響もありますが、 実は何年も前から、各大企業の管理層はIT化というキーワードに注目し始めました。   背景としては、インターネットが普及してから、ビジネスが物凄いスピードで進化して来ました。 同時に、社内の作業も複雑になり、一人では中々抱えきれないほど、 業務量が増えてきており、 最終的に、皆様はITで作業をなるべく自動化し、業務効率と生産性の向上を目指し始めました。   今になっては、色々 IT化の補助金 もでておりまして、社内で色んなツールを利用して、業務を自動化するのが普通になりました。 ITで自動化と言っても、一体どんな手段がありますか？ 今回はこちらを皆様にシェアしたいと思います。   ITで自動化する手段 汎用業務管理システムを利用する。 カスタマイズで開発する業務管理システムを利用する。 １．汎用業務管理システムを利用する。 利用対象：事業規模がある程度大きくなり、業務が複雑になった時。 社内情報のデーター量もそこそこあり、他社とよく業務上のやり取りが多くなると、ミスなどが起きやすくなるので、 ここで、システムを導入し、簡単な作業をシステムにやらせて、従業員はもっとお客様の事に関心を向き、 より品質の良いサービスを提供することができます。   何より、現在世の中の多くの企業はIT化をかなり進んでおり、そのおかげで、 いろんな業務管理システムが誕生してきました、 よっぽど特殊な事業内容ではない限り、世の中で出回っている、 一般的な業務管理システムで、十分だと思います。   よく使われる場面は： ①商品の発注側で、発注商品の管理。 ②商品の生産状況の情報共有と管理。 ③顧客データー管理。 ④従業員データー管理。 ⑤ミスが多い重複作業を減らしたい。 様々な場面で活躍できます、業務管理システムは色んなタイプありますが、 よく使われるのが汎用Web管理システムです。   汎用Web管理システムメリット： ①インストール一切不要。 ブラウザで開けば、使えます。   ②自社専用のアカウントがあります。 アカウント紛失の際は、即座アカウント停止や、パスワード変更などが可能。   ③画面操作が簡単で分かりやすい。 Excelのような関数のスキルは一切不要、マウスでパチパチ押せば、業務は進みます。   ④システム開発料料金も安い。 すでに色んな企業が使っているので、開発の工数が少ないので、料金が安いです。   ⑤開発期間も短い。 こちらは上と同じ理由で、開発期間も短いです。 ですので、業務管理システムを導入すれば、従来な仕事がより簡単にできちゃいますし、 重複作業は全部システムにやってもらえますので、従業員の人件費削減にもなります！   汎用Web管理システムデメリット： ①自社に合わせた、特殊な機能がない。 事業規模が大きくなり、お客様のニーズが複雑化して来た時に、 従来のシステムでは、中々対応しきれない時ですね。 例えば、カスタマイズの商品を販売したり、 競合他社がやってないようなオリジナルサービスをやりたい時など。 とりあえず、スペシャルな事をしたい時に、カスタマイズ開発が一番ベストです。   ２．カスタマイズで開発する業務管理システムを利用する。 利用対象：よりスペシャルなサービス、事業、仕組みを作りたい時。 よりお客様に、高品質、おもてなしなサービスを提供したいと同時に、一般的なシステムでは満足できないし、人件費も削減したい、従業員の負担も上げたくない、これらを両立するのが至難の業、経営者がよく悩まれる問題、 下手すれば、従業員の不満が蓄積し、退職が増えたり、会社の業績悪化にもつながる大問題。 ここで上手くITシステムを導入すれば、会社がさらなる大きな成長につながるに間違いない。 この時に、自社の状況に合わせた、カスタマイズのシステムを開発する必要があります、現場の声をしっかり聴き、システムを開発している専門の業者に相談すれば、要望に合わせたシステムを作ることができます。   カスタマイズ開発のメリット： ①一般的なシステムが持っているメリットは全部あります。 ②自社のニーズに合わせたシステムですので、一番使いやすい。 普段の業務フローに合わせて、システムの画面や、機能を開発しますので、分かりやすい システムが作れます。   カスタマイズ開発のデメリット： ①開発費用と開発の期間が、希望内容によって、変わります。 費用高くて、開発期間が長い、とは限らないです。 一度システム開発会社に相談してみないと、何とも言えないですね。   内容が複雑になるほど高くなりますが、この複雑かどうかと言うのも、企業側からすれば複雑だと想像しても、システム開発会社からすれば、 シンプルな物になる事が結構多いですので、やはりプロの目線からすれば、全然違う結果になります、一度相談すれば、ベストな提案をしてくださると思います。   まとめに このコロナの時代ではありますが、これから世の中のIT化はさらに進んで行き、ビジネスのスピードがどんどん速くなりますので、 業績が落ちてからでは遅いので、今のうちに自社のIT化を考えてみませんか？ 外注の際は、必ず注意： システム開発を外注する際の注意事項！ を確認しておきましょう！

最近コロナ関係で、リモート業務システムの開発を外注する事が増えております。 リモートワークについて、まだ疑問に持っている方もいらっしゃると思いますが。 それについては、こちらを参考していただければと思います。 参考記事：【リモートワーク】のメリット, 課題, 準備, 導入 について、全面解説！   そんな中で、業務システム開発を外注する際に、お互いの 認識違いによって、 合意のない期待を生まないように。 今回はシステム開発を外注する際、全体の流れと注意事項を共有できればと思います。   問い合わせ段階 一時面会 見積もりと契約 要件定義 開発中間報告 システムテスト 納品と支払い まとめる １．問い合わせ段階 最初はシステム会社に問い合わせしたり、 もしくは相手の営業マンがいらしゃる時もあります。 この時は、 いきなり自社の開発したい内容を伝えるのではなく、まずは相手の会社を知る事がとても大事です。 信頼できない相手に 自社の大事なシステム開発を任せるのわけにはいきません。   確認事項： ①担当者のコミュニケーション能力。 お客様の要望を理解する能力の事です。 （相手担当者が外国人の場合は、日本語能力も含めて要チェックです。） システム開発の目的は、自社が抱えている問題を解決し、生産性の向上や業績アップにつながるための先行投資です。 相手の担当者が、自社の問題を理解できないようであれば、 使えないシステムが開発されるので、注意しましょう。   ②開発会社の能力や特徴を確認しておく。 IT業界は範囲やジャンルが広いです、 ゲーム会社に業務システムを依頼する事はできないので。 開発会社の実績を確認したり、エンジニアのスキルを確認したり、会社の得意分野を確認しておく事が大事です。 上記2点で問題なければ、次の段階に進みます。   ２．一次面会 一次面会は主に、自社の解決したい問題や、開発したい内容を開発会社に伝えることです。 この際、もし自社にIT人材がいない場合は、なるべく自社の問題を開発会社の担当者に明確に伝える事。   よくあるトラブルは、自社内で認識を統一出来てないまま開発に進み、途中で致命的な問題が発生し、プロジェクトが中止することがあります。 この場合は、お互いにとって、大きな損失になりますので。   確認事項： ①社内会議で、システム開発の目的や解決したい課題の認識を統一する事。 ②開発会社の担当者に目的や課題を伝える事。 ③相手から提案してきた案をチェック。   自社の要望や予算を伝えれば、たいていその場で、相手担当者が提案してくださいます。 その提案内容が 自社の 要望や 達成したい目的に合っているかを確認するべき。   ３．見積もりと契約 一次面会で開発会社が提案してきた内容が問題なければ、次は見積もりをしてもらいます。 予算内に収まれば、 次は契約を結び、 実際の開発段階に入ります。   ①見積もりと工事期間 場合によって、システムを一刻も早く納入したい時は結構あります。 そんな時はどうしても予算が 上がってしまいますので、 その際は開発会社と相談しましょう。   ②契約形態の確認 自社の規模や、今後の事業戦略によっては、 「ずっと同じ開発会社に依頼したい」や「このシステムは一度開発すれば、今後は拡張も変更の予定もないので、 一回切りの契約でお願いします」という要望がありますので、自社に合わせた契約形態を選択してください。   ４．要件定義 システム開発をする前に、仕様書や設計図見たいいな物です。 家を建つ前に図面や工事の内容を決めるなイメージです。 もし自社にIT人材がいない場合、少し苦労しますが、できる方法としてはなるべくメモやデーターを保存する。 今後IT担当者がいた場合や、もしくは別の会社に拡張を依頼したい時、引き継ぎが楽になります。   確認事項： ①IT担当者がいない場合は、なるべく情報やデーターを保存しておく。   ５．開発中間報告 開発開始後、こまめに打合せする事が大事です。 こうするメリットは、開発の方向性がブレにくいのと、何が変更があった際は、対応しやすいです。 家を建てるのと同じく、建設中に、間取りを変更するのは、可能性が高いが、9割終わった段階で、変更は厳しいです。   確認事項： ①ソースコードが綺麗かどうか。 これは開発会社の内部がしっかりルール統一していれば、非常にわかりやすいコードを書いてくれますので。 今後システムの変更を別の会社に依頼したい時や、自社でITチームが設立したら、かなり楽になります。   ②自社内で、システムを利用する予定のユーザーに進捗を共有する。 ユーザーにとっては、ソースコードが綺麗かどうかの事よりも、システムの使いやすさが大事なので。 都度開発の進捗や、操作画面を共有し、方向性を確認しまよう。   ６．システムテスト ソースコードを書き終わって、いきなりリリースする事はできないので、事前に必ずテストする必要あります。 通常、テストは2段階に分かれます、1段階は開発会社内部でのテスト、主に描いたソースコードが問題なく動く事を確認のため。   2段階は実際利用するユーザーに、実際の業務に沿って利用もらう事で、 システムがちゃんと会社の課題を解決できるかどうかの確認です。   ここでよく起きる問題は、実際の業務を利用してテストする時に、最初に思いつかなかった、業務上イレギュラーの対応が必要の際の機能がないと気づく事。   それで、追加で開発依頼を出したりなど、そのため、システムのテスト期間は、大体1か月の期間を用意するのが常識です。   確認事項： ①システムが確実に会社の課題を解決できている事です。   ７．納品、検収、支払いについて システム開発の最終段階に、実にトラブルが発生しやすいです。 原因はいくつかありますが、大体検収の時に発生します。   システムを開発し、商品を自社が指定する場所に格納し、品質チェックする時に、 「いや、やはりここがちょっと違いますね。」などのような、利用者からすると「瑕疵」という内容にめぐって、修正や改善などを開発業者に依頼したりすることがあります。   その際にトラブルとしては、最初にお互い定義した「要件定義書」や「仕様書」に書かれてない機能を開発会社に依頼しても、中々修正や改善が厳しいので。   そのため、最初の打ち合わせが非常に大事です。   そして、開発会社からシステムを納品してくれる際、システムに関するドキュメントをしっかり保管する事が大事です。 なぜならば、それらのドキュメントはシステムの仕様や、言語、作り方、設計図などが全部入っているからです。 もし今後システムを拡張したい時など、それらがないと、かなり難航しますので。大事に保管いたしましょう。   確認事項： ①ソースコードをしっかりGETした事。 ②合意した仕様をもとにしっかり開発した事。 ③システムドキュメントを全部GETした事。 ③請求金額が正しい事。   まとめる 業務管理システムを導入する会社が増えている中、日本国内のIT人材が少ないため、オフショア開発を選ぶ会社も多く増えてきております。   なぜならば、オフショア開発は海外のエンジニアに仕事を発注するため、費用がとても安いためです。 ただし、海外に発注する際、色んな課題もありますが、それをクリアすれば、間違いなく品質の高い、原価の安い業務管理システムをGETできます。