日本の職場文化、あなたが知るべき「ホウレンソウ」ルール

序文

職場で知っておくべき

• 原則1、報告：上司から業務を任された場合、定期的に仕事の進捗状況を報告することを忘れずに行いましょう。段落ごとに現状を上司に報告することで、上司の安心感と情報同期を増やすことができます。

• 原則2、コミュニケーション：個人的な意見や推測を排除し、仕事の状況を客観的に関係者全員に報告します。
• 連絡と報告の概念は似ています。大きなことも小さなことも、お互いに連絡を取り合う必要があります。日本の職場では情報の共有と交流が非常に重要視されます。良い点は、皆が同じ情報を共有できることですが、一方で、それぞれの人が情報を受け取った後に解釈が異なることがあるため、説明するためにより多くの時間が必要となることがあります。また、確認にもより長い時間が必要となる場合があります。

• 原則三、相談：事柄を処理する中で問題や状況に遭遇した場合、上司と相談し、意見を聞き取ることが大切です。
• 相談とは、話し合いのことです。もし業務上に何か分からないことがあったり、困難に直面して上司に相談したり、他部署と連絡を取る必要がある場合は、必ず事前または適時に上司と相談することが重要です。相談を通じて、上司にどのような面で助けを必要としているかを明確にし、自分自身が誤った判断を下して後に修正することを避けることができます。また、相談は上司への敬意でもあり、適切なタイミングで上司に相談したり、助言を求めたりすることで、上司との仕事上の相互理解や信頼度を高めることもできます。

「ホウレンソウ」は職場にメリットをもたらす

• 部門内のミスを減らす：
• 他の人とのコミュニケーションにより、周りの人々がミスが起こりそうであることにより早く気づき、未然に防ぐことができます。これにより、目標を達成するためにミスを減らすことができます。

• 部下の状況がより理解しやすくなります：
• 報連相を通じて、上司は部下の進捗状況をより簡単に把握することができます。進捗状況を把握することで、現在の業務プロセスを理解し、部下をより簡単に管理することができます。上司がチームメンバーのすべての仕事を理解すると、適切な行動をより簡単に取ることができ、チームをより簡単に管理することができます。

• コミュニケーションの機会を増やしましょう：
• 報連相は、社員同士がよく話し合うためのコミュニケーション機会を増やす方法です。コミュニケーションが増えると、社員同士の距離が縮まり、会社に適応するのがより簡単になり、仕事もスムーズに進みます。

• チームメンバーの強みと弱みを把握する：
• 別の利点は、レポートの内容を理解することによって、チームメンバーの強みと弱みをより簡単に把握できることです。例えば：ある仕事の相談回数が多い場合、その仕事に不慣れなスタッフの確率が高いと判断できます。逆に、スムーズな報告が多い場合、その人がその任務に熟練している可能性が高いと言えます。部下の強みと弱みを予測できれば、チームメンバーの強みを発揮し、成功を収めるチームを構築することがより容易になります。

総括