序言

混合オフィスが仕事のトレンドとなり、テクノロジーの急速な発展に伴い、オンライン会議は多くの人々の会議の選択肢の1つとなっています。しかし、オンライン会議には、マイクが機能しない、ビデオカメラがオフになっている、ネットワーク接続が途切れるなど、参加者による効率低下の問題があります。

シアトルのスタートアップ企業Readは、9月に1000万ドルのシード資金調達を発表して以来、300万分以上のオンライン会議を統合し、最初の研究報告を公開しました。報告は、オンライン会議の参加者の参加度と感情を測定し、7人以上のオンライン会議に対して、次の調査結果を得ました。

  • 参加者の50％が遅刻
  • 40％の人が平均以下または悪い参加度
  • 参加者の22％は一言も話さなかった
  • 11％はビデオまたはオーディオがありませんでした。

加えて、SEO分析ソフトウェアSEMRUSHのデータ集計によると、2023年3月のZoomの総訪問回数は9億回に達し、2月より18％増加しました。また、2年前の流行前に比べ、Microsoft Teamsのユーザーにとって、オンライン会議を週に行う回数が153％増加し、オンライン会議のトレンドが減速していないことが示されています。

オンライン会議が多くの人々の選択肢となると、効率の高いオンライン会議を開催する方法が仕事上の課題となります。この記事では、オンライン会議のプラグイン機能「Read AI」を使用して、データによる会議の効率向上をどのように実現するかを紹介します。


圖／Read AI

Read AIを使った効率的なオンラインミーティングの構築

「悪いミーティングは非常に多くの精神を消耗します。」とRead AIの共同創設者でCEOであるDavid Shimは述べています。David ShimはAIを利用してミーティングの効率化を行っています。Read AIは、ミーティングが開始されると、遅刻者の数、各参加者の発言時間、回数、そして顔の表情を即座に計算し、ミーティングの品質を改善する方法や不必要な人員を減らす必要があるかどうかをミーティングの司会者に伝えます。これらの鍵となる技術の1つが「データ分析」です。

David Shimは説明しています。「オンラインミーティングの分析は、録音やアジェンダの要約ではありません。それどころか、それは私たちにミーティングの進行状況や、どの時点での相互作用率が高く、低いかを理解させることができるべきです。」



まだ多くのオンライン会議開発ソフトウェア会社がオンライン会議機能を増やすことに注力しています。例えば、オンライン投票、絵文字、グループディスカッションなどがあります。しかし、David Shim はオンライン会議の本質に焦点を当て、会議をより効率的にすることに注力しています。オンライン会議は参加が便利であり、交通時間を必要としないため、「非核心人員」を招待して会議に参加させることは、コミュニケーション、参加者の待機時間などのコストを増加させ、会議の効率を低下させることになります。


Read AIの主な3つの機能

David Shimは、「会議の効率低下」という問題を、「話す時間」「遅刻時間」「感情反応」などの量的指標に分解し分析し、オンライン会議の効率を向上させています。以下は、Read AIの主な3つの機能です。

  • 参加者の感情や参加度を認識する：
  • すべての参加者の行動をリアルタイムで分析し、遅刻者が何人いるかを計算したり、参加度を表情や話数から検出したり、会議の会話を記録することができます。会議が終了した後、ユーザーはレポートを受け取り、今回の会議で、各人が毎分毎秒にどの程度参加したかを確認することができます。また、Read AIは会議中に改善することができる点を提案し、主催者が改善すべき点を確認できるようにします。

Read AI は全ての参加者が会議中に取り組みの度合いを認識する／図Read AI


  • 会議の要約を整理し、テキストの意味を分析するためのサポート：
  • Read AI は会議の要約を同時に作成し、テキスト分析を通じて、それぞれの文を「主要な実行アクション」と「主要な問題」に分類し、頻繁に言及される重要なキーワードを整理して、会議の司会者が以前の会議の状況を迅速に復習できるようにします。

Read AI は全ての文章の意味を分析／図Read


  • 既存の記録に基づいて、次の会議の日程を推薦します：
  • 次の会議を設定したい場合、Read AIにはSmart Schedulerという別の機能があり、ミーティングのスケジュールを調整するのに役立ちます。 3つの空き時間がある場合、Read AIは過去の最高の参加率のあった時間帯を推薦します。

Read AI 会議の全体を分析し、改善の提案をしてくれる／図Read


AIを活用してChatGPTを導入し、会議の要約動画を生成

Read AIは、ChatGPTという大規模な言語モデルを導入し、「動画の要約」機能を提供しています。この機能により、会議に参加できなかった人でも、2〜3分の短い動画を通じて会議のポイントを素早く把握することができます。また、1時間以上かかる完全な会議録画を視聴する必要がなくなり、作業効率と生産性が向上しました。この機能の導入により、会議に参加する人数が22％減少し、会議の開始と終了時間が13％増加しました。



まとめ

この記事では、シアトルのスタートアップ企業Read AIのオンライン会議プラグイン機能について紹介し、データ分析による会議効率の向上を実現する方法を説明しました。Read AIは、参加者の感情や参加度を認識し、会議の要約を整理し、古い記録に基づいて次の会議の時間を推奨することができます。さらに、Read AIはChatGPTの大規模言語モデルを導入し、「ビデオの要約」機能を提供しており、2〜3分の短いビデオを通じて会議のポイントを素早く理解できるようになっています。


參考資料：
Read AI公式HP