１．リモートワーク導入したほうがいい？
①YESです！
これは私自身が勤めていた、年商50億円のベンチャー企業で、リモートワークを導入し、経験した後、出した結論です。
当時の会社では、海外で働くメンバーもいれば、日本国内の各地方で働くメンバーもいます。
確かにいろいろ課題もありますが、結論は導入したほうが良かったです。
②コロナや緊急事態でも対応可能
2021年1月8日より、コロナの原因で、さらに緊急事態行動が要請された。
その中で、テレワークが徹底要求されておりました。
私の前職も現在勤めている会社も、全然取り乱していなかった、普通に対応ができました。
2018年の台風も、地震も、緊急事態に対して、すごく柔軟に対応できました。
２．リモートワークのメリット
①業務効率の向上
クラウドシステムなどの環境が整えれば、リモートワークにおいて、通勤時間が短縮されて、遅刻などの事はほぼ0。
そして、クラウドシステムですので、メンバーがどこでもどのデバイスでも、ネットがあれば、仕事ができるので。
さらにメンバーはしっかり朝食をとっていただけて、休んでもらえるので、もっと全力で業務に取り掛かることができる。
②人材採用範囲の拡大
リモートになりましたので、採用においては、幅が広くなりますし、うまく採用活動すれば、同じコストで、より優れた人材が採用できる。
しかも、優秀な人材ほど、リモートワークにおいてのパフォーマンスが高くなりますので。まさに相乗効果ですね。
③新たな可能性
メンバーは色んなところにいますので、人脈が広がり、会社に新しい可能性をもたらします。
例えば、本社が東京ですが、大阪で大きいなイベントがあった際、今までは参加できなかったが、リモートワークなら、大阪で勤務のメンバーがいれば、参加は可能。
そのメンバーが参加したことで、会社に新しいビジネスの可能性をもたらした事も全然ありえる。
④優秀な人材しか残らない
「優秀な人材」という言葉何度も繰り返しておりますが、一番大事で、一番大きいなメリットです。
リモートワークは自律性を結構試されますので、人間は監視されないと、ついついサボってしまいます。
優秀な人でも、人間の欲望がある限り、サボってしまいます。
ただし、優秀な人材は、リモートかどうか関係なく、仕事においてのパフォーマンスは常にハイレベルを保つ事ができる。
３．リモートワークの課題
課題をしっかりクリアできれば、リモートワークは最大限の力を発揮してくれます、同時にその課題は容易にクリアできるものではないですが、今回はその経験をシェアしたいと思います。
①メンバーのマネージメント
人間社会のコミュニケーションにおいて、見て、触って、話して、笑って、同じ空間を感じることが大事ですが。リモートワークになると、それらの感覚がなくなって、メンバーのマネージメントがしずらくなる事がまず１つ目の課題です。これを解決する方法を紹介したいと思います。
1 on 1 面談
オンライン会議ツールなどを使って、１対１のランチとか、リモートタバコタイムなどをやる事です。
人間はリラックスの時にいろいろ発信しやすくなりますので、コミュニケーションをとることで「あ、上司はしっかり私の事関心してくれてるね、これなら安心して頑張れる！」などの気持ちで、仕事に専念する事が出来る。
定期集会を行いましょう
リモートワークを上手く運用できれば、会社の経費や人件費は大幅削減できるはずです、その代わりに、定期的に全員を同じ場所に集め、集会をやりましょう。
その集会で、業績を発表しあったり、普段話す機会がないメンバー同士で話ができます。
②業務環境
こちら見落としがちなところではあります、リモートワークになると、人によって仕事の環境がガラッと変わります。
- PCのスペックが低くてパフォーマンスが低下した。
- 家庭持つ方なら、子供が騒いで集中できない。
- ネットワーク環境が遅いとか。
- 会社のデータが自社サーバーに置いていて、それにアクセスする事が大変ですとか。
- 椅子の座り心地が悪くて、集中できないなど…..
人間は環境が変わると、適応できる時と適応できない時があります。
会社の力で改善できる部分は改善していきましょう。
PCを支給、レンタルワークスペースを用意、クラウドサービスを利用するなど。
今後はやはりクラウドが主流になると思いますので、今のうちに変えた方がおすすめです。
③空間、時差、時間 の管理
私がいた会社は、海外勤務が必要なメンバーもいました、その場合、時差が発生します、その管理方法を紹介します。
タスク管理ツールの活用
リモートワークには不可欠なタスク管理ツールをまず自社に導入する事で、仕事の進捗を共有する事。
20％報告
以前より細目に報連相をやりましょう。
前職と現在勤めている会社も、常にこの方法をとっております。
リモートワークに切り替えても、「あの人今何しているだろう」な感じは、あまり感じなかったです。
可能なら、カメラでお互いつなげましょう。
同じ空間で業務する経験があるなら分かると思いますが、リアルタイムで色んな話ができるのが大事ですね。
それは人のモチベーションの向上につながることが結構ありますので、最大限に保つために、可能なら、カメラでつなげていきましょう。
上記の方法はベターですが、結構効果は期待できますので。おすすめです。
４．リモートワークの導入について
①事前準備
まずは自社の現在の業務フローを精査する必要があります。
ペーパレス化について
紙で保管しないといけない物は仕方なく紙で保管しないといけないですが、たぶん今の時代で、そんなにないと思います。
例えば紙で保管しないといけない物があったとしても、紙保管と同時に、PDF化し、自社のクラウドサーバに保管すれば、情報共有する時に、インターネット上でできます、ペーパレス化をまず目指しましょう。
社内システムについて
業務管理システムがない、もしくは一部の業務だけシステムでこなしているなら、今のシステムをさらに拡張するか、もしくはリモートワークの導入とともに、全部見直した方が会社の今後の為にもなると思います。
５．まとめに
リモートワークの導入はおすすめはします。
大事なのがどんな方法を取るかです。
クラウドサービスや、業務管理システムの導入は専門知識は必要ですが。
社内にIT専門の方がいない場合、困ると思いますので、その際は外注する方が多いです思。
外注する際にこちらの記事を参考いただければと思います：「システム開発の「流れ」と「注意事項」」
そして現在私が勤めている弊社も業務管理システムを専門的に開発をさせていただいている会社でございますので。
いつでも、お気軽にお問い合わせください。