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①ペーパーレス化の理由

印刷ミス、保管ミス、資料紛失や見にくいなど様々な原因で、ペーパーレス化を目指す企業が増えてきております。

ただし、ペーパーレス化も、自社にあった方法でないと、現場は混乱し、逆に不便になる事もありますので。

今回はそのメリットと課題について、話したいと思います。

 

②ペーパーレス化のメリット

-業務効率向上

クラウドサービスを利用し、資料をその中で管理する。

いつでも、どこでも資料を出せるようにすれば、たとえコロナの時代でも、自宅で業務することが可能になります。

前職の会社でクラウド業務管理システムを利用し、ペーパレス化とリモートワークの実現で、業務効率は上がりました。

 

-コスト削減

印刷ミス、紛失、修正など、結局何回も印刷するような、無駄な紙コストを削減する事ができます。

印刷用紙が1枚1円として、年間ベースで計算すれば、結構なコストになると思いますので、コスト削減のため、ペーパーレスを目指しましょう。

 

-情報の保存が簡単

普段重要な資料は、ある場所にカギをかけ保管されると思いますが、ペーパーレス化にすると、サーバー上で保管し、システムで管理しますので、出し入れが簡単です。

クリアしなきゃならない課題は、セキュリティーです、しっかりしたセキュリティー対策を行わなければなりません。

 

-環境にやさしい

2015年9月の国連サミットでSDGs(SDGsとは?)が採用されました。

現在注目されている環境問題は決してペーパーレス化だけで解決できる問題ではないですが。

ペーパーレス化は間違いなくその解決手段の1つであるので、皆の力で環境を守ろう!

 

③ペーパーレス化の課題

-アナログからデジタルへの意識転換

今まで目に見えて、手で触ることができたので、実物の扱いは分かりやすかったですが。

クラウドやサーバーなど、急に実態のないものになると、多少理解しずらい所は確かにあります。

ただし、これは携帯電話がガラケーからスマートフォンに切り替えるのと同じです、慣れればメリットのほうが大きい。

 

-セキュリティー

ここが一番大事です、結構コストがかかるところでもあります。

システム開発において、見た目はちゃんと動いているので、開発完了してしまう会社もありますが。

資料が漏れた時、大きな損失になりますので、セキュリティーをしっかり考えてくれる開発業者に依頼しましょう。

 

-自社に適合した導入方法

ペーパーレス化は色んな方法があります、自社にあったツールを選定するのが大事。

例えば、ネットショップを展開していきたいなら、ECサイトと在庫管理システムをしっかり作らないと行けません。

営業活動をもっと効率よく回っていきたいなら、SFツールなどを構築したほうが効率が上がりますなど、色々あります。

参考記事:【超簡単!】ITで自社業務を自動化する方法まとめ!

 

まとめに

ペーパレス化を無事に導入できれば、業務効率は間違いなく上がります、これだけは断言できます。

もし自社で何が一番いいのか分からないときは、お気軽に弊社にお問い合わせいただければ、アドバイスいたします。

 

弊社は業務管理システムを専門で開発している開発会社でございますので。

お客様のニーズに合ったシステムを提案させていただきます。